LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.
La comunicación organizacional es una
labor determinante, proyectada a simplificar el tráfico de mensajes
particulares de cada empresa, bien sea entre sus miembros, con el medio o su
público interno y externo, con la finalidad de alcanzar los objetivos esperados
y proyectar una buena imagen empresarial.
TIPOS DE COMUNICACIÓN.
Según el Medio que se Emplea.
Comunicación Verbal: comunicación mediante la emisión de palabras. Permite la
interacción directa entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de
tiempo. Evita mal entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Oral, cuando se
realiza con la voz, sea con el emisor y receptor juntos o separados por medio
de teléfono o radio. Puede ser:
1. Individual: entre
dos personas.
2. Colectiva: se
da entre un grupo de personas en forma de reunión, que permite el intercambio
de ideas y opiniones.
Comunicación Escrita: comunicación expresada en documentos escritos, ya sea papel o un
soporte magnético como el correo electrónico, por encontrarse alejados del
emisor y el receptor, o porque es necesario que quede constancia del hecho. Se
divide en:
1. Interna: comunicaciones
que enlazan los distintos niveles jerárquicos y departamentos organizacionales.
2. Externa: aquellas
hechas en el ámbito internacional, comunitario, nacional, local, etc.
2.1. La
publicidad: comprende las relaciones comunicativas con el público a través de
los lenguajes y formatos de los medios de comunicación: cuñas radiales,
comerciales para televisión y cine, impresos, vallas, anuncios virtuales, entre
otros.
2.2. Las
relaciones públicas: es una comunicación que busca transmitir que la empresa
existe y que, además de producir determinados productos, se ocupa de cuestiones
sociales, culturales, deportivas, etc.
Según la Dirección.
Comunicación Vertical: comunicación realizada entre las diferentes posiciones de la
jerarquía empresarial, es decir de trabajadores a sus directivos y viceversa.
Entre ellas tenemos:
1. Descendente: es
la que va de la dirección, en sus distintos niveles, a los subordinados. Suele
ser la más común y a la que más importancia se da, por lo que, en general, está
bien organizada.
Esta debe informar a los empleados
sobre:
- Cuál es la función de la empresa, sus objetivos, actividad y organización.
- Qué lugar ocupa en la empresa.
- Quién es su superior y su supervisor inmediato, ante quien es responsable.
Una forma peculiar de comunicación
descendente es la evaluación del desempeño, es decir, la información a los
empleados y subordinados del grado de calidad y cantidad en la realización de
sus funciones.
2. Ascendente: es
la que parte de los empleados a los directivos por medio de la comunicación de
opiniones, sugerencias, ideas, propuestas, quejas, y problemas de los
empleados. Es la retroalimentación de la comunicación descendente.
Por otro lado, el tener la posibilidad
de comunicar con los superiores, mejora el ambiente laboral, la confianza en la
dirección, el sentimiento de pertenencia a la empresa, y por tanto, la
motivación en el trabajo.
Comunicación Horizontal: comunicación producida entre departamentos o trabajadores del mismo
nivel jerárquico con el fin de suministrar apoyo emotivo y social entre los
trabajadores, al igual que coordinar las tareas, de modo que estén organizadas
y sean coherentes unas con otras. Puede ser:
1. Formal: es la forma de comunicación establecida por la organización, mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc.
2. Informal: surge
en la organización por espontaneidad y afinidad de los empleados y
generalmente está relacionada con asuntos personales acerca de individuos o
grupos de la organización.
Desventajas de la Comunicación Verbal.
ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN.
El proceso de comunicación es bidireccional, es decir, hay dos partes que están involucradas, un emisor y un receptor. El emisor inicia el proceso de comunicación construyendo un mensaje y enviándolo a un receptor, éste a su vez analiza la información y reconstruye el mensaje a la luz de sus propios antecedentes y experiencias, los cuales le servirán para sintetizar la información recibida. El receptor analiza y reconstruye los aspectos significativos del mensaje y se convierte en un emisor al responder el mensaje que le fue enviado.
Emisor o codificador: es la persona u organización que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlos de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.
Receptor o decodificador: es la persona u organización a la que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer.
Canal: es el medio a través del cual se transmite la información, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica.
Ruido: es cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos, como distorsiones del sonido en la conversación, o de la imagen en la televisión, entre otros.
Código: son el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para transmitir su mensaje, a fin de combinarlos de manera adecuada para que el receptor pueda captarlo.
Mensaje: es el contenido de la información, el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea transmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor.
Retroalimentación: es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta, sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL.
La comunicación es esencial ya que se
encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso
que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es
fundamental una comunicación eficaz porque las funciones de planificación,
organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación
organizacional.
De igual modo, el liderazgo eficaz y la
creación de un ambiente encaminado a la motivación, dependen de la
comunicación, contribuyendo a determinar si los acontecimientos y el desempeño
se ajustan a los planes.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN
LA ORGANIZACIÓN.
La Filtración: es la manipulación de la información del emisor para que sea vista
más favorablemente por el receptor. Mientras más vertical es la
estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.
Percepción Selectiva: los receptores ven y escuchan en forma singular, basados en sus
necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que se
perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada cual.
La Defensa: cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en
formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo
en formas que retardan la comunicación eficaz.
El Lenguaje: la edad, la educación y los antecedentes culturales
son variables que
influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan
diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la
comunicación.
RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN
EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN.
Es indispensable que la empresa cumpla
de manera constante con aspectos que permitan el correspondiente crecimiento de
la organización, tales como:
Ser abierta: para comunicarse con el medio ambiente exterior de manera
interactiva.
Ser evolutiva: no rutinaria ni excesivamente formalista, a fin de manejar con
eficacia su desarrollo frente a lo imprevisto.
Ser flexible: para permitir igualmente y de manera oportuna,
comunicaciones formales e informales.
Tener finalidad explícita: que proporcione un hilo conductor, coherente a la comunicación
formal.
Ser autorresponsabilizante: para todos los miembros, con la finalidad de evitar la búsqueda de
un "poder artificial", por parte de algunos mediante la retención de
información.
Ser energética: para crear, por sí misma, mediante información, formación
educativa y comunicación, potencialidades internas que pueden ser llevadas a
una finalidad práctica.
De igual manera la organización debe
determinar:
Los Plazos: hay que establecer periodos de tiempo para obtener cada
información, esto es indispensable ya que sirve para tomar una decisión, por
ello es necesaria la agilidad.
El Coste: la comunicación es uno de los principales orígenes de costos
organizacionales, por lo que es importante diagnosticar la forma como la
empresa se está comunicando.
Confidencialidad de la Información: es un deber de cualquier empleado mantener en secreto toda
información relacionada con la empresa o sus trabajadores.
LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA
COMUNICACIÓN.
Las nuevas tecnologías de la
información afectan a la empresa en 3 niveles:
Primer nivel: elaboración y manipulación mediante equipos informáticos.
Segundo nivel: posibilitan la interrelación entre los diferentes grupos de
trabajo. Nuevas posibilidades de comunicación y transmisión de información.
Tercer nivel: influyen en la organización, en la toma de decisiones y el
desarrollo empresarial.
Errores de La Comunicación.
TRABAJO EN EQUIPO.
Es
una actividad estratégica que realiza la organización con un número determinado
de personas que reúnen capacidades complementarias, comprometidas con un
propósito, un objetivo de trabajo y una planificación con responsabilidad
compartida.
También es necesario que exista
liderazgo, armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad, organización y
cooperación entre cada uno de los miembros. Este grupo debe estar supervisado
por un líder, el cual debe coordinar las tareas y hacer que sus integrantes
cumplan con ciertas reglas.
Ejemplo de Trabajo en Equipo.
DIFERENCIAS ENTRE EQUIPO DE TRABAJO Y
GRUPO DE TRABAJO.
Equipo de Trabajo
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Grupo de Trabajo
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TIPOS DE EQUIPO.
Equipos
Funcionales.
Este tipo de
equipo con frecuencia participa en los esfuerzo por mejorar las actividades
laborales o por resolver problemas específicos al interior de un departamento
en particular. Tienen sus propios objetivos; por ejemplo, la
realización de ciertas funciones organizacionales en forma continua.
Equipos para
resolver problemas y tomar decisiones.
En este tipo de
equipo los miembros comparten ideas y presentan sugerencias para mejorar los
procesos y los métodos de trabajo. Algunas de las aplicaciones más frecuentes
de estos equipos son los círculos de calidad. Estos se reúnen con regularidad
para discutir problemas acerca de la calidad, investigar las causas, recomendar
soluciones y tomar medidas correctivas.
Equipos Autoadministrados.
Es un equipo formal de empleados que
opera sin un gerente y es el responsable de un proceso de trabajo completo, o
de un segmento de éste, el cuál entrega un producto o servicio a un cliente
externo o interno. Por lo general este equipo controla el ritmo de su trabajo,
determina las asignaciones laborales, evalúan su rendimiento y dicen cuando
tomar los descansos e inspeccionar su trabajo.
Equipos Interfuncionales.
El equipo interfuncional está compuesto
por empleados que tienen relativamente el mismo nivel jerárquico, pero que
provienen de distintos departamentos de trabajo en la organización, a los
cuáles se les reúne para que realicen una tarea concreta. También son un medio
eficaz para que los empleados de diversas áreas de la organización puedan
intercambiar información, desarrollar nuevas ideas, resolver problemas y
coordinar tareas complejas.
Equipos de Alto Rendimiento.
En estos equipos los miembros están
comprometidos con sus metas, saben lo que se espera de ellos y entienden como
trabajarán juntos para alcanzarlas. Están integrados por personas competentes,
las cuáles poseen las habilidades técnicas pertinentes y las capacidades para
alcanzar las metas deseadas; así como con las características personales
necesarias para alcanzar la excelencia, además de trabajar bien con otros.
IMPORTANCIA DEL
TRABAJO EN EQUIPO.
La formación de equipos de trabajo es un medio relevante
para motivar a los empleados, involucrándolos en los sistemas de recompensas y
en la toma de decisiones de la organización. Incluso representan una fuente de
obtención de información ya que suelen estar integrados por personas con
diversas formaciones, arrojando como beneficio un análisis más crítico y
aumentando la participación de los integrantes del equipo en el trabajo, hacia
la empresa.
Los equipos de trabajo impulsan el compromiso hacia la empresa por
parte de los empleados y los motivan a ser mejor en su desempeño. Actualmente
los equipos de trabajo son considerados imprescindibles para generar nuevas
ideas y mejores soluciones, especialmente en los niveles gerenciales medios y
altos de las empresas.
CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO.
- Es una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.
- Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas por sus miembros.
- Necesita que las actividades desarrolladas se realicen de forma coordinada.
- Los programas a realizar deben apuntar a un objetivo común.
CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS MIEMBROS DEL EQUIPO.
Todos los integrantes del equipo deben
saber que son parte de un grupo; por lo mismo, deben cumplir cada uno su rol
sin perder la noción del equipo. Para ello, tienen que reunir las siguientes
características:
- Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo.
- Ser leales consigo mismo y con los demás.
- Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
- Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.
- Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.
- Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación.
VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO.
Entre
las ventajas esenciales que presentan el compañerismo y el trabajo en equipo,
se encuentran:
Para
los individuos:
- Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.
- Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista.
- Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que cada miembro tenga.
- Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien hecho.
- Se comparten los incentivos económicos y reconocimientos profesionales.
- Las decisiones que se toman con la participación de todo el equipo tienen mayor aceptación que las decisiones tomadas por un solo individuo.
- Se dispone de más información que cualquiera de sus miembros en forma separada.
- El trabajo en equipo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una decisión, minimizando las frustraciones.
- Pueden intercambiar opiniones respetando las ideas de los demás.
Para
las empresas y organizaciones:
- Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.
- Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
- Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en equipo las soluciones.
- Disminuyen los gastos institucionales.
- Existe un mayor conocimiento e información.
- Surgen nuevas formas de abordar un problema.
- Se comprenden mejor las decisiones.
- Son más diversos los puntos de vista.
- Hay una mayor aceptación de las soluciones.
¿POR QUÉ FALLAN LOS EQUIPOS?
Metas No Claras:
Toda meta tiene el propósito de definir
un objetivo que superar. Cuando vemos el objetivo y sabemos dónde está, es más
fácil llegar hacia él. Pero, en equipos las metas cumplen una función
adicional.
Las metas concentran y canalizan los
aportes y la energía de cada miembro de un equipo en una sola dirección. Si no
hay una meta clara, los miembros no se cohesionan y no se incrementa el
desempeño del equipo.
Falta de Soporte de las Gerencias:
Estamos acostumbrados a estructuras
verticales en la organización. Sin embargo, los equipos de trabajo se mueven
horizontalmente y se usan para resolver problemas que abarcan muchas áreas y
departamentos.
Esta nueva forma de trabajar puede
tener éxito únicamente si las cabezas de la organización están convencidas y
capacitadas para dar el ejemplo. Trabajar en equipo implica estar dispuesto a
eliminar fronteras y pensar todos como un solo territorio: la empresa.
Liderazgo no Efectivo de Equipos:
Los miembros de equipos recién formados
se sienten incómodos porque están acostumbrados a trabajar solos y a que el
éxito solo dependa de ellos. En esta etapa del equipo el líder debe ser
directivo y demostrar fuerza para resolver conflictos, trazar metas
iniciales y capacitar al equipo. El líder debe variar su estilo de liderazgo de
acuerdo al grado de madurez del equipo.
Individualidad:
Cuando trabajamos en equipo, las
individualidades y diferencias se manifiestan porque siempre nos concentramos
en ser únicos, en hacer las cosas a nuestra manera, en destacar, en competir
obstaculizando el trabajo en equipo. El individualismo ha sido fomentado por
la sociedad y la empresa, y por eso es muy difícil de romper.
TÉCNICAS DE TRABAJO EN EQUIPO.
Técnica de Preguntas
Se establece un diálogo conductor-equipo
aprovechando el intercambio de preguntas y respuestas que se formulan dentro de
la sesión. En el interrogatorio existen dos tipos de preguntas:
- Informativos o de memoria.
- Reflexivos o de raciocinio.
Mesa Redonda:
Se necesita un grupo seleccionado de
personas (de 3 a 6), un moderador y un auditorio. El moderador y el auditorio
tendrán que haber investigado antes sobre el tema que se va a discutir. Los que
habrán estudiado más a fondo serán los miembros del grupo seleccionado. El
moderador tendrá como labor dirigir la polémica e impedir que los miembros se
salgan del tema.. La forma de discusión es de tipo conversación.
La atmósfera puede ser formal o
informal. Se pueden exponer y enfocar diferentes puntos de vista, hechos
y actitudes sobre un tema, asuntos de actualidad y controvertidos.
Estudio de Casos:
Es el relato de un
problema, incluyendo detalles suficientes para facilitar a los equipos el
análisis. El caso debe de ser algo que requiera diagnóstico, prescripción y
tratamiento adecuado. Puede presentarse por escrito, oralmente, en forma
dramatizada, en proyección luminosa o una grabación. Los casos deben de ser
reales, pero nada impide que se imaginen casos análogos a los reales.
Foro:
El foro se lleva casi siempre después
de una actividad (película, teatro, etc.). El moderador inicia el foro
explicando con precisión el tema o problema a tratar, señala las formalidades a
las que habrán de ajustarse los participantes, formula una pregunta concreta y
estimulante referida al tema, elaborada de antemano e invita al auditorio a
exponer sus opiniones.
Metáfora del Trabajo en Equipo.
TIPS PARA EL TRABAJO EN EQUIPO.
Establecer objetivos: el equipo no funcionará si no sabe exactamente qué es lo que se
quiere lograr.
Los objetivos deben obedecer a los
intereses del equipo: es importante que los objetivos
nazcan desde cada miembro y lleguen a complementarse y fusionarse creando los
objetivos del equipo.
Buena planificación: definir claramente qué es lo que se quiere lograr y cómo se
logrará.
Estrategia: antes de la acción, es necesario conocer y saber a qué cosas se va
a enfrentar el equipo. Establecer que problemas se podrían presentar y cómo
resolverlos.
Aclarar dudas e información que pueda
causar confusión o conflictos: es mejor aclarar algo en la etapa
de planificación que generar conflictos durante el proceso de trabajo.
Reuniones Periódicas: es importante mantener una buena comunicación. Las reuniones
presenciales siempre son mucho más productivas y efectivas a la hora de
plantear metas y objetivos, de aclarar situaciones, de evaluar y controlar el
trabajo realizado.
Los problemas son del equipo: no existen problemas individuales, si alguno está en dificultades
todo el proyecto está en riesgo.
Estar ahí siempre: aún cuando alguien haya terminado su trabajo personal, debe
continuar apoyando en lo que el equipo requiera, el estar presente es su última
tarea, apoyar a sus pares.
Aprender de los fracasos: siempre habrá fracasos, lo importante es tomar las cosas con
calma, analizar todo paso a paso y ver dónde se produjo la falla, aprender la
lección y generar retroalimentación.
Sergi Sánchez, Adriana Rodriguez y Kiesbelk Kisler
